La journée parfaite : comment organiser votre journée et tirer le meilleur parti de votre temps — partie II
Créer votre journée parfaite est un processus itératif et multifactoriel. Dans un article récent, nous avons parlé des trois étapes initiales. Ici, nous allons en ajouter trois autres. Appliquez-les toutes ou seulement une qui vous convient, au moins pour démarrer, pour booster votre productivité et retrouver un meilleur équilibre. Un petit goût de sérénité peut-être.
Après avoir compris vos rythmes naturels, vos besoins spécifiques et comment démarrer et arrêter la journée, il est temps d'entrer dans le vif du sujet de ce qui compose une journée parfaite.
Étape 4 : La journée parfaite — Des pauses
La journée de travail de 8 heures est un mythe. Nous ne pouvons pas travailler aussi longtemps. En fait, la recherche montre clairement que nous travaillons mieux pour de courtes périodes de temps, suivies de pauses pour restaurer l'énergie, la concentration et la motivation.
L'une des meilleures façons de tirer le meilleur parti de votre journée est de faire des pauses. Qui peuvent s'organiser de nombreuses manières. Expérimentez-les pour trouver celle qui fait exploser votre productivité. Voici quelques possibilités—la méthode choisie est moins importante que tout simplement de faire des pauses :
Technique Pomodoro. Cela consiste en 25 minutes de temps de concentration sur une seule tâche suivie d'une courte pause de repos total. Après quatre tours, accordez-vous une pause de 20 à 30 minutes pour réinitialiser les niveaux de cortisol.
La règle 52-17. Travaillez de façon concentrée pendant 52 minutes et reposez-vous pendant 17 minutes. Lorsque vous faites une pause, faites quelque chose de complètement différent, si possible dans un contexte différent. En savoir plus ici.
La minuterie de 1000 secondes, ce qui correspond à 16 minutes et 40 secondes. Cette idée m'a été soufflée par Brian Johnson de Heroic <lien affilié>. Toutes les 1000 secondes, je me lève et je fais 10 squats (ou pompes, ou un autre exercise), et à la fin de la journée, j'en ai fait beaucoup!
Des pauses entre les tâches, les réunions et tout le reste, quelle que soit la longueur de la pause. Appelez-les micro-pauses ou simplement des transitions. L'idée est d'arrêter complètement ce que vous faisiez avant, de créer un sas étanche avec la tâche suivante. Et puis passez pleinement à la tâche suivante.
Cela vous permet de ne faire qu'une chose à la fois, ce pour quoi nous sommes conçus <link to post>. Cela réduira le résidu d'attention (l'attention encore concentrée sur la tâche passée) et vous récupérerez l'énergie que votre cerveau dépensait pour essayer de gérer deux choses à la fois.
Voici quelques exemples de choses à faire pendant les pauses :
Passez au moins 20 secondes à regarder quelque chose distant d'au moins 6 mètres. Vos yeux bénéficient grandement des différentes distances de focalisation.
S'hydrater. Ne laissez pas votre cerveau rétrécir parce qu'il a soif.
Mettez-vous debout, étirez-vous, bougez. Nos corps sont faits pour bouger. Même les micro-mouvements aident à réguler toute un tas de fonctions corporelles <link to post>.
Soyez sociable. Le lien social est positivement associé à la santé et à la productivité. Planifiez, donc, une promenade avec quelqu'un d'autre.
Méditez ou faites des exercises de respiration, les deux étant d'excellents moyens de se détendre et de se réinitialiser.
Étape 5 : La journée parfaite — Que faire ?
Passons maintenant au cœur du sujet. Tirer le meilleur parti de votre journée et surmonter le débordement, c'est autant une question de définition de priorités que de trouver un équilibre. Stephen Covey a écrit: "La clé n'est pas de hiérarchiser ce qui est sur votre emploi du temps, mais de créer votre emploi du temps en fonction de vos priorités." (Les sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent). Merci de relire cette phrase.
Nous portons souvent l'agitation, le "je suis très occupé," comme un insigne d'honneur, alors qu'en fait c'est un symptôme:
D'un manque de concentration. Clarifiez vos objectifs les plus importants. Covey a écrit : "Nous passons généralement trop de temps sur ce qui est urgent et pas assez sur ce qui est important." Les objectifs nous aident à focaliser notre esprit - utilisez-les. Déterminez ce qui est le plus important, puis éliminez radicalement tout le reste. <lien> Prévoyez du temps pour les urgences et le reste pour les objectifs.
D'une manque de clarté. Déterminez ce qui doit réellement être fait (et séparez-le des choses à faire par plaisir, de ce que vous voulez faire, de ce que vous "devriez" faire, pour vous concentrer sur le travail qui doit vraiment être fait). Ensuite, déterminez ce qui est important MAINTENANT et, enfin, ce qui peut vraiment être fait. "Faites les premières choses [c'est à dire, les plus importantes] en premier. Les deuxièmes choses jamais. Une étape à la fois." Que faites-vous en ce moment qui n'est pas une véritable priorité ? Cette heure supplémentaire passée à rendre la présentation belle pourrait servir à autre chose, comme jouer avec vos enfants.
D'une Todolistite. Nous avons tendance à focaliser toute notre attentions sur une liste de choses à faire bien trop longue (et souvent pas tout à fait pertinente), puis à nous châtier encore et encore quand ce n'est pas accompli. Je suis fan de découpler autant de tâches que possible des listes et du calendrier. Organisez-les en projets, hiérarchisez les tâches du projet (dans le temps si nécessaire), puis bloquez du temps pour travailler sur le projet (pas sur la liste des tâches), en commençant par ce qui est important maintenant. Ensuite, lorsque votre temps prévu est terminé, célébrez le fait que vous avez accompli ce que vous aviez prévu d'accomplir - vous avez travaillé pendant la période de temps alloué.
Du mythe de l'indispensabilité. La délégation est un art. Apprenez à le faire. Quelqu'un d'autre peut ne pas le faire exactement comme vous le feriez. Acceptez-le. Un peu de lâcher prise permet beaucoup de productivité.
D'un évitement de l'inconfort. Dans son livre, La Semaine des 4 Heures, Tim Ferriss a écrit : "Être occupé est le plus souvent utilisé comme prétexte pour éviter les quelques actions extrêmement importantes mais inconfortables que nous devons vraiment faire ." Vous n'avez pas besoin de savoir pourquoi vous êtes mal à l'aise, vous devez simplement décider que vous êtes le genre de personne qui fait des choses inconfortables et, mieux encore, qui les fait en premier. Changez votre état d'esprit pour passer de l'obligation au choix.
Étape 6 : La journée parfaite — Règles de base
Et puis il y a quelques règles de base :
Planifiez toujours les marges - pour laisser de la place à votre vie. On aura toujours besoin de temps pour une urgence ou un imprévu.
Ne faites qu'une chose à la fois : Beaucoup de gens prétendent être doués pour le multitâche, mais c'est un mythe. Le multitâche réduit la productivité de 40 %.
Désactivez les notifications et cachez votre téléphone lorsque vous souhaitez vous concentrer. Prévoyez du temps pour le petit écran et pour gérer les messages afin de ne pas être distrait par la peur de rater quelque chose. Et faites un cadeaux aux autres : n'interrompez pas ou n'envoyez pas de message pour des choses insignifiantes.
Maîtrisez les courriels. Un salarié consulte en moyenner ses e-mails 36 fois par heure et perd 10 points de QI en traitant ses e-mails. Alors trouvez-vous un système.
Reconsidérez les réunions. Quelles réunions peuvent être remplacées par un appel, un courriel ou un document partagé ? Préparez ensuite celles que vous conservez pour que personne ne perde son temps. Commencez par la gentillesse et la connexion. Faites le travail et clôturez la réunion aussi vite que vous le pouvez. Terminez cinq à dix minutes avant l'heure prévue et tout le monde vous en sera reconnaissant.
De toute évidence, la gestion du temps est un vaste sujet. La mise en œuvre de ces étapes contribuera à une plus grande concentration et productivité, et, espérons-le, à un petit sentiment de contrôle, d'équilibre et de sérénité dans le tourbillon du quotidien.